Plan de Continuidad de Operaciones: todo lo que debes saber

por Atalait el Aug 28, 2017 8:00:00 AM

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El Plan de Continuidad de Operaciones (o Plan de Continuidad de Negocio) es el conjunto de procedimientos que se realizan para reactivar las tareas de una empresa después de un suceso inesperado.  

Una de las formas más peligrosas de poner en riesgo la rentabilidad de la empresa es haciendo caso omiso de los peligros que amenazan a las organizaciones y que pueden tener un impacto directo sobre las finanzas y los intereses de los accionistas.

La continuidad de negocio se ha revelado como una de las prioridades que deben cuidar las empresas. A través de este tipo de estrategias se pueden identificar los riesgos latentes y los impactos potenciales que podrían poner en peligro la riqueza y el bienestar de las organizaciones.

Además, la continuidad de negocio toma más valor porque genera un marco de referencia dinámico con la capacidad de respuesta que se necesita ante una situación de desastre. Una estrategia que proteja la reputación y los procesos internos que generan utilidades para las empresas debe ser una prioridad.

Propósitos del Plan de Continuidad de Operaciones

 

Al hablar de la continuidad de negocio como un proceso también podemos mencionar los objetivos que éste tiene y que lo convierten en un integrador de valor para las empresas. Algunos de ellos son:

  • Aumentar las utilidades a través de la flexibilidad con la que una empresa puede responder ante diversos siniestros.
  • Eliminar los costos que se generan cuando no se cuenta con un plan para actuar en situaciones de emergencia. 
  • Identificar las prioridades financieras para invertir en los esfuerzos de trabajo y producción que se requieren en las distintas áreas de la empresa.
  • Cumplir con la ley y regulaciones obligatorias como la protección de datos y la administración de riesgos.

¿Cómo garantizar la rentabilidad de una empresa con un plan de continuidad?

Este es un proceso que se enfoca en crear estrategias que ayuden a la supervivencia de una organización ante riesgos que afecten de forma parcial o total sus procesos.

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Para que una estrategia de esta índole pueda ser aplicada a los procesos de una organización es necesario que los líderes de las áreas del negocio se involucren y hagan parte a sus equipos de ello. De esta forma, la inversión realizada para la implementación de dichas estrategias podrá hacer rentable a la empresa.

Lo ideal es que ante una amenaza empresarial todos los miembros de la organización sepan responder, solo así los activos y los intereses financieros de la organización estarán a salvo. Ante una situación de contingencia, ¿sabes cuáles son los porcentajes de pérdida por hora?

¿Qué riesgos financieros existen al no contar con un plan de continuidad?

  • Pérdidas financieras importantes que pueden llevar a números rojos debido a la interrupción de los procesos críticos, deteniendo las operaciones de la empresa.
  • Daños financieros a mediano y largo plazo debido a una pérdida de reputación y confianza por parte de los clientes hacia la empresa. Este es un riesgo que no solo ocurre durante el siniestro sino que afecta los ingresos en un lapso de tiempo mayor debido a que también puede derivar en pérdidas de clientes.
  • Pérdida financiera como consecuencia del extravío de los activos más importantes, como la información. Bien dicen que los datos valen oro.
  • Elevación en los costos para volver a poner en marcha los procesos de producción una vez que se ha superado la contingencia. Sabemos que no solo se trata de poder responder ante un riesgo, también se trata de optimizar los costos que esto requiere, es decir, minimizar lo mayor posible el impacto de dicha contingencia.
  • Gastos extra derivados de multas por incumplimiento a los requerimientos de la ley. Además de multas, incumplir con lo que la ley demanda también podría costar la suspensión de actividades, habiendo un decrecimiento en las ganancias por improductividad o por faltas en el inventario.

Te sorprendería conocer algunas estadísticas acerca de la probabilidad que tienen las empresas de sufrir un incendio, una inundación o fallas en la energía eléctrica, entre algunos otros tipos de desastres. Sabemos que aproximadamente:

  • 1 de cada 5 organizaciones será víctima de un desastre.
  • 43% de ellas no podría reanudar nunca sus operaciones.
  • 80% de las empresas reanudarían sus operaciones en aproximadamente 13 meses.
  • 90% de los negocios que pierden datos en una contingencia cierran sus puertas durante aproximadamente 2 años posteriores.
  • $100 000 USD es aproximadamente lo que las empresas pierden por hora ante una interrupción de los sistemas y procesos mayores.

Ante estos números, ¿podrías seguir sin identificar el valor de la continuidad operativa? No solo se trata de un proceso que gestiona el riesgo, también hablamos de un activo que brinda seguridad tecnológica para las empresas, reduciendo así los costos por pérdidas ante riesgos inminentes.

¿Por qué contar con un Plan de Continuidad de Operaciones?

 

Las empresas deben estar preparadas para enfrentar problemas que pueden ir desde un desastre natural hasta un corte de energía que afecta el parque tecnológico o las redes de conexión para la gestión en línea. Toda empresa debería saber cómo resolver cualquier tipo de crisis o de interrupción de los procesos que resultan críticos para una organización.

Las empresas no pueden dejar de lado que la adquisición de tecnología y planes que entran en acción bajo situaciones muy específicas pueden convertirse en una inversión peligrosa. Calcular el retorno de inversión sobre este tipo de medidas que enfrentan problemas previstos y también los no planeados puede convertirse en una tarea difícil. 

Para que la decisión de un plan de continuidad del negocio sea completamente integral y tenga un mejor sustento que asegure los resultados, se debe jugar en equipo. El área informática debe ser parte del análisis y la evaluación de riesgos, esta es una de las áreas que más podría verse afectada, el parque tecnológico que forma parte de estos planes tendrá un impacto directo sobre las tecnologías informáticas.

Aunque el área de tecnologías informáticas se vea mucho más relacionada que algunas otras porque la infraestructura tecnológica estará con ellos en su día a día, el plan de continuidad involucra y requiere la perspectiva de cada departamento que conforma a la organización.

Un 60% de la inversión realizada en un plan de continuidad tendrá un impacto directo sobre los activos humanos de la empresa. Ellos son quienes se encargarán de que el ROI llegue de la mejor manera, en tiempo y forma. Para lograrlo es necesario contar con un plan sólido y probado que brinde un retorno de inversión, y asegure la eficiencia financiera.

Ante un desastre, como puede ser un incendio o un temblor en donde el edificio y los sistemas salen afectados, la clave está en qué tan pronto podemos conectarnos con la información nuevamente y con los procesos críticos que aseguran las utilidades de la empresa.

Todas las acciones que buscan la continuidad del negocio también procuran evitar los obstáculos en la productividad dentro de los equipos ya que esto puede traducirse en pérdidas generadas por los procesos operativos ineficientes derivados de fallas técnicas.

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Beneficios del Plan de Continuidad de Negocios para las empresas:

 

  • Ahorro en seguros empresariales:  quizá podría ser una buena medida de seguridad hablar de un plan de continuidad del negocio y además, de un seguro que protege a la empresa. Sin embargo, aunque un seguro puede proteger ciertos activos, no se encarga de resguardar ni asegurar que el negocio operará a pesar de cualquier contingencia. Recuperar el dinero de ciertos activos tecnológicos no se compara con la seguridad de saber que los ingresos, las utilidades y los recursos humanos de la empresa se mantendrán intactos y protegidos a través del tiempo porque has protegido la continuidad empresarial.
  • Optimizar el rendimiento de cada miembro del equipo: ¿cuántas veces se hacen gastos innecesarios porque las personas no hacen sus actividades de forma eficiente? Un plan de continuidad del negocio ayuda a optimizar los recursos humanos de manera que todos los directivos pueden determinar correctamente las funciones básicas y actividades de cada equipo. Así, además de reducir los costos en algunos aspectos que solo generan un egreso de dinero, se puede invertir mucho más en aquellos recursos que sí valen la pena, por ejemplo, en capacitación.
  • Mantener un esquema financiero por objetivos: es común que los objetivos financieros puedan no alcanzarse o bien, puedan romperse. Dentro de estas metas también debe existir un margen de pérdidas a través de un Plan de Continuidad del Negocio que involucre el análisis de los posibles desastres tecnológicos. Es necesario mantenerlo actualizado para acercarnos en la medida de lo posible a las cero pérdidas. Es importante definir este margen con base en las necesidades y las posibilidades de la empresa en general.
  • Reducción de costos en la reanudación de procesos: la recuperación de desastres es un proceso que podría resultar sumamente costoso para cualquier empresa, dependiendo del tipo de desastre y del nivel de daños que se haya alcanzado. Sin embargo, con un plan de continuidad del negocio estos costos se reducen de manera significativa. Desde luego, los desastres son imposibles de mitigar absolutamente. No obstante, estar preparados para ellos ayudará a crear una estrategia para salvar vidas humanas, una prioridad ante una contingencia, y también para salvaguardar los activos más importantes de la empresa.

  • Mitigación de riesgos ante un desastre: sin excepción alguna, todas las empresas son un blanco fácil de los desastres, los cuales pueden ir desde una falla en el parque tecnológico, una disminución en los recursos humanos o el incendio del edificio principal. Este tipo de desastres tienen un impacto directo sobre todos los procesos, por tal razón es que se debe procurar tener un análisis de la probabilidad de que ocurran ciertos desastres para enfocarse en reducir sus consecuencias. Existen desastres con mayores probabilidades de ocurrir pero con menor impacto, es decir, aquellos que pueden suceder muchas veces pero que no generan grandes pérdidas; también están aquellos con bajas probabilidades de ocurrir y que cuando suceden pueden generar caos. En este caso, estos son los eventos que mayor daño podrían causar.

  • Disminución del impacto de los daños sobre los procesos: ¿cómo lograr que los procesos operativos críticos puedan seguir funcionando correctamente? En la ciudad hemos sido testigos del múltiple número de aviones o helicópteros que han caído sobre edificios corporativos, este tipo de desastres ni siquiera los podemos imaginar, sin embargo, contar con un plan de continuidad del negocio puede ayudar a atender contingencias de este y otros tipos.

  • Toma de  decisiones más inteligentes: actualmente el home office es una tendencia que lejos de convertirse únicamente en una moda, ya es casi una exigencia por parte de los colaboradores de las empresas. Ante el cambio en las formas y estilos de trabajo, lo más seguro es que muy pronto los dueños de las empresas tendrán que tomar importantes decisiones. Éstas pueden y deben estar respaldadas con un plan que asegure la continuidad del negocio y que permita continuar con las labores. De esta forma ya no habrá que preocuparse por la seguridad de la información o por el robo de datos, prácticamente desde cualquier lugar es posible acceder a ellos y también mantenerlos protegidos.

  • Solución de problemas operativos: uno de los pensamientos que comúnmente nos ataca cuando hablamos de un plan de continuidad es que únicamente nos ayudan cuando la empresa se encuentra en un momento crítico. Claro que ante estas eventualidades es cuando más valor les podemos dar, el propósito de contar con uno es claro y sumamente evidente cuando los procesos se ven detenidos. Podríamos decir que nadie entiende para qué sirve un salvavidas hasta que lo usa para no hundirse. Pero aunado a esto, las grandes contingencias no son los únicos momentos en los que pueden ayudarte, también te mantendrán a salvo de pequeños incidentes.

  • Mantenimiento y funcionamiento de  tus procesos críticos: el plan de continuidad del negocio se encuentra listo para entrar en acción ante cualquier acontecimiento. Podemos decir que  no solo funciona cuando ocurre un desastre, por el contrario, protegen a la empresa en todo momento y siempre estarás respaldado.

¿Cómo hacer un plan de continudiad de negocio? 

 

Al tener en mente un plan de continuidad, el objetivo es planificar la forma de hacer frente a una interrupción indeseada que pueda afectar los procesos críticos de una empresa. Es imposible crear una solución para evitar totalmente su ocurrencia, sin embargo, lo que se busca es implementar un plan cuyo costo sea menor al que implicacría una interrupción total de operaciones.

Para que este plan se convierta en una herramienta realmente eficaz, es necesario que desde su implementación se tomen ciertas medidas, las cuales serán cruciales y decisivas al momento de que el plan tenga que activarse:

  • Identificar los procesos críticos de la organización: al conocer perfectamente los procesos que se realizan en cada una de las áreas de la empresa, también debemos conocer los puntos fuertes y débiles de la organización, de esta manera será más sencillo identificar las prioridades al momento de implementar un Plan de Continuidad del Negocio. Además, para que este tipo de planes puedan aprovecharse y optimizar su implementación de manera efectiva, es necesario que antes se realice un análisis de los elementos que soportan las operaciones críticas, es decir, aquellas que podrían generar parálisis total y mayores pérdidas de recursos. A todos ellos hay que protegerlos aún más.
  • Analizar las probabilidades de riesgo ante desastres tecnológicos: es una mala idea pensar en los desastres tecnológicos únicamente como aquellos que están relacionados con el parque tecnológico y con las redes de las tecnologías informáticas. Por el contrario, los desastres también pueden ser aquellos que están directamente relacionados con la tecnología que usan las personas para llevar a cabo dichos procesos. Entendamos un desastre como aquella eventualidad que interrumpe el funcionamiento de la empresa, entonces, aquí podemos ver que cualquier evento que cause un conflicto en alguna de las áreas será catalogado como desastre. ¿Qué probabilidades hay de que ocurran? Dependiendo el contexto y también el giro de la empresa, las probabilidades serán variables, sin embargo, todas las organizaciones están expuestas a un tipo de desastre, ya sea tecnológico o inclusive natural.
  • Contar con el personal capacitado para mitigar los riesgos: si bien un desastre no se puede evitar, sí es posible que las consecuencias se reduzcan en gran medida o que los eventos se prevengan. No obstante, también es importante mencionar que parte fundamental de la implementación de un plan de continuidad del negocio es la capacitación y el conocimiento que todo el personal de la empresa tenga sobre él. Usualmente pensamos que el área de informática o en el personal de tecnologías informáticas como el encargado de enfrentar los desastres tecnológicos. Sin embargo, no todo depende de ellos y al interior de las organizaciones debe haber equipos que se encarguen de tomar las decisiones críticas en el momento adecuado. La mitigación de riesgos tecnológicos no es sólo responsabilidad del CIO, toda la empresa debe estar preparada para saber cómo actuar frente a un desastre y tomar mejores decisiones.
  • Disponer de la infraestructura que la continuidad del negocio necesita: cualquier estrategia que busque la eficiencia operativa necesita contar con los elementos técnicos y de infraestructura necesarios para que ésta pueda activarse de manera correcta. Imagina que todo el personal de la empresa conoce qué hacer en caso de desastre pero la infraestructura no es adecuada.

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Si hacemos una evaluación acerca del porcentaje de intervención entre los recursos humanos, la infraestructura y la importancia de contar con un plan ante una contingencia, podríamos decir que las personas tienen un 60% de importancia frente a la continuidad del negocio.

Ellos son quienes toman las decisiones y activan el plan, también son quienes llevan a cabo los procesos de evacuación del lugar, por ejemplo, de esta manera ellos son los primeros responsables de que el plan se ponga en marcha de manera correcta.

Por otro lado, la infraestructura juega también un papel importante, el parque tecnológico deberá estar ampliamente disponible y optimizado para actuar en tiempo y forma. Una vez que las personas encargadas de tomar la decisión activan el plan, la infraestructura se encargará del resto.

Durante la activación de un Plan de Continuidad del Negocio, el plan en sí mismo tiene una relevancia menor. Los procesos y las acciones se llevan a cabo a través de distintas vías, por esta razón es que las personas y la infraestructura son más importantes.

La seguridad y el bienestar de una empresa se encuentran detrás de la continuidad del negocio y recuperación de desastres. Salvaguarda tus procesos y protege los activos de la empresa a largo plazo.

 

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Es importante mencionar que el verdadero valor de un plan de continuidad se encuentra en la efectividad del mismo y en la capacidad de garantizar la continuidad de las operaciones críticas. Esto solo se puede consguir por medio de una ejecución recurrente de prueas en escenarios controlados. Esto permite probar la capaticación del personal, la efectividad de la tecnología y la aptitud de la organización para sobrevivir a cada escenario.

Conclusiones

 

Los procesos funcionan mejor cuando el trabajo se hace de forma colaborativa.

Debemos pensar en un Plan de Continuidad del Negocio como un plan que compete a todos los miembros de la organización, a todo el equipo . Para lograr el éxito de un plan de este tipo, este debe lograr el compromiso del personal que comprende la empresa, de esta manera la inversión estará asegurada a lo largo del tiempo.

Además de un plan de continuidad requiere de mantenimiento, hay que revisar que su vigencia sea óptima para los objetivos operativos y financieros actuales de la empresa. Así como las personas cambian, también la dinámica de la empresa lo hace, debemos actualizar protocolos de acción y la tecnología disponible. Cuando hay un cambio dentro de la organización, el plan también debe modificarse.

Quizá nosotros podríamos pensar que la salida de un colaborador o el ingreso de un producto pueden no afectar la planeación; sin embargo, hay que alinear nuevamente a todos los elementos para que cada uno sepa el momento correcto en el que debe actuar. Cuidar la continuidad del negocio es asegurar las finanzas de la empresa.

No se trata de eliminar al 100% los riesgos que amenazan a la empresa ya que muchos de ellos son de la naturaleza. Sin embargo, se trata de trabajar con un respaldo y con un soporte que le brinda eficiencia financiera a tu empresa. Probablemente te preguntes si ésta es una buena inversión. Por supuesto que lo es, no pongas en riesgo los activos de la empresa. Es mejor invertir que lamentar.

Es importante mencionar que el retorno de inversión con un plan de continuidad de operaciones se hace evidente hasta el momento en el que el desastre ocurre. Sin embargo, si te encuentras en una zona donde los peligros son latentes, lo más seguro es que el retorno de inversión crezca año con año pues a diferencia de la competencia, tú y los distintos equipos de la organización sabrán cómo actuar ante ellos.

Como integrar la innovación tecnológica a los procesos operativos