La práctica hace un plan de continuidad empresarial perfecto

por Atalait el Dec 4, 2017 8:00:00 AM

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Todos estamos familiarizados con la expresión "la práctica hace al maestro”, nunca se ha dicho una frases cierta.

 La práctica consiste en ensayar una y otra vez hasta que hayas dominado el papel que te asignaron; pero, también se trata de mejorar los procesos, los procedimientos y, sobre todo, los resultados.

¿Por qué son importantes los ejercicios y las prácticas?

La respuesta corta es que se necesita mucho tiempo, esfuerzo y recursos para desarrollar un Plan de Continuidad del Negocio (BCP, por sus siglas en inglés) y si queremos ver un retorno de esta inversión, debemos asegurarnos de que funcione. Simplemente tener un BCP no salvará mi negocio; lo que lo salvará es tener las personas adecuadas con la capacidad necesaria para cumplir ese plan. La única forma de desarrollar esa capacidad es por medio de la práctica o, como decimos los profesionales de la continuidad del negocio, a través del ejercicio.

¿Un BCP debe estar pensado en escenarios particulares?

De acuerdo con los expertos, "los planes basados en escenarios son una pérdida de tiempo". Esta afirmación, un tanto controvertida a primera vista, pone en evidencia que no hay manera de que podamos pensar en todos los escenarios posibles ni que podamos planificar para cada tipo de incidente concebible que pueda ocurrir en el futuro. Las posibilidades son infinitas y, en consecuencia, el trabajo de preparación también lo sería.

A menudo la vieja ley de Murphy se activará y te encontrarás ante el único escenario en el que no habías pensado o el escenario que no tomaste en cuenta jamás. Lo que es crítico aquí no es planificar para cada escenario, sino planificar cualquier escenario para desarrollar la capacidad dentro de una organización para responder a cualquier incidente haciendo que las personas involucradas ensayen una y otra vez hasta que conozcan sus tareas y responsabilidades a la perfección.

¿Son necesarios los ejercicios basados en escenarios?

Los ejercicios basados en escenarios, por otro lado, no son una pérdida de tiempo, son muy valiosos porque enfatizan problemas que nadie había pensado; destacando tus fortalezas y tus debilidades. Debemos recordar que solo somos tan fuertes como lo es el eslabón más débil. Los ejercicios o las pruebas realizadas en escenarios controlados permiten aclarar los roles y responsabilidades de cada individuo y de cada equipo, probando sus comunicaciones y, en última instancia, ayudando a mejorar la capacidad de respuesta de la organización.

¿Qué escenarios debemos seleccionar?

En realidad, no importa qué tipo de escenario seleccionemos, lo que se necesita es que sean creíbles, atractivos y realistas. Deben cumplir y reflejar los objetivos y temas clave que esperamos alcanzar a lo largo del ejercicio. Por lo tanto, cuando planifiquemos un ejercicio, no  debemos comenzar el proceso tratando de pensar en un gran espectáculo teatral, hay que concentrarnos en primer lugar en los objetivos y en los problemas que queremos resolver.

Podemos proyectar y escenificar el incidente más emocionante, increíblemente creativo y ficticio, pero si no cumple con los objetivos de recuperación y continuidad de operaciones críticas del negocio, tendrá poco valor y realmente será una completa pérdida de tiempo.

Cuando se trata de facilitar un ejercicio basado en escenarios, hay muchos enfoques que se pueden tomar. Podría ser tan simple como un ejercicio de escritorio donde reúnes a todos alrededor de la mesa para que hablen sobre el plan o incluso los guíen a través de él; o podría ser un evento más grande que implique juegos de rol y periodistas falsos, fotos adulteradas y transmisiones de radio por etapas.

El punto clave es que los ejercicios que llevemos a cabo deben ser decididos por las personas que necesitamos involucrar, ya que algunas personas se sentirán cómodas con el juego de roles, mientras que otros se sentirán totalmente fuera de su zona de confort; algunos reaccionarán bien y otros reaccionarán mal.

Necesitamos comprender la composición del equipo de manejo de incidentes, las complejidades de sus personalidades. Asimismo, tener alguna información sobre la historia pasada, las experiencias y traumas previos, servirá para que al menos podamos hacer algún tipo de consideración en cuanto a cómo podrían reaccionar ante ciertos escenarios y si son los hombres o mujeres adecuados para el trabajo.

También debemos considerar si pueden trabajar bien juntos como equipo y si, de hecho, se conocen entre sí lo suficientemente bien como para funcionar eficazmente como una unidad, después de todo, la organización es tan buena como la suma de sus partes.

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Ambos enfoques, por supuesto, tienen su valor. Si decides participar en el juego de roles, puedes hacerlo tan realista como quieras, solo asegúrate de ser consciente de que diferentes personas reaccionarán de diferentes maneras. Ciertamente, si deseas incluir la muerte de un colega en una situación hipotética, es aconsejable no utilizar nombres de personas reales, sino más bien, utilizar un nombre ficticio; el uso de nombres reales puede tener terribles consecuencias emocionales para algunos de los jugadores en el escenario.

Lo realista que pueda ser, dependerá, por supuesto, de cuán realista podemos permitir que sea, pero el cielo realmente es el límite aquí. Puedes involucrar a varios equipos y usar múltiples ubicaciones para el escenario hipotético. Sin embargo, es prudente que consideremos cuidadosamente qué equipos involucraremos y en qué punto lo haremos. De lo contrario tendremos personas involucradas sin nada que hacer durante largos períodos de tiempo, lo que destruye el elemento 'atractivo' del escenario y dará como resultado la pérdida de interés y, finalmente, una falla miserable.

¿Cómo podemos sacar el máximo provecho a los ejercicios de este tipo?

Hay 10 puntos que debemos tomar en cuenta para lograr que sean un éxito rotundo y que, al mismo tiempo, garanticemos el aprovechamiento de estos ejercicios.

  • Planificar y preparar el ejercicio adecuadamente.
  • Pensar en la gestión y la coordinación del ejercicio.
  • Usar facilitadores experimentados.
  • Desarrollar un plan de ejercicios y un cronograma.
  • Asegurar que tenemos objetivos claros y criterios de éxito medibles.
  • Informar brevemente a todos los participantes, incluidos los facilitadores.
  • Tener algunos observadores independientes, pueden proporcionar retroalimentación excelente e imparcial después del evento.
  • Crear y usar formularios de crítica y libros de registro posteriores al ejercicio para capturar información clave y observaciones.
  • Escribir un informe y hacer un seguimiento de las recomendaciones del informe como parte de las lecciones aprendidas. Después de todo, el ejercicio también se trata de mejorar la capacidad de respuesta.
  • Asegurar que todos los cabos sueltos sean firmemente atados.

Una Planificación Adecuada Previene el Rendimiento Insuficiente, una buena planificación genera éxito. ¡El éxito engendra confianza, confianza en la planificación, en el equipo y finalmente en la organización para resistir cualquier situación!

Conclusión

El ciclo de vida de la gestión de la continuidad del negocio nos dice que hagamos ejercicios y pruebas al final del proceso, pero podríamos realizarlos también durante la definición de la estrategia o quizás durante el proceso de implementación. Tal vez el ciclo de vida debería comenzar con los ejercicios, la ejecución de pruebas garantiza que la gente se siente en sus asientos y preste atención; resaltará los problemas clave; enfatizará la importancia de la continuidad del negocio y podría ser clave para lograr la aceptación, especialmente en la parte superior, que como sabemos puede ser más que difícil.

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