Estamos cubiertos, ¿por qué importa un plan de continuidad del negocio?

por Atalait el Dec 6, 2017 8:00:00 AM

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La empresa tiene contratado un seguro o cuenta con un plan para emergencias, ¿por qué necesitamos un plan de continuidad del negocio profesional?  

Esta pregunta es más común de lo que podríamos pensar, especialmente entre las empresas más pequeñas (y algunas más grandes también, en realidad). Sin duda, es una pregunta razonable, aunque es un poco ingenua.

Por supuesto, hay una serie de mecanismos que podemos incorporar de forma interna en una organización para ayudarnos a prevenir ciertos problemas inesperados. La pregunta es, ¿son suficientes para salvar su negocio en caso de una interrupción importante? La respuesta suele ser un "no" rotundo.

Las estrategias de prevención basadas en la contratación de un seguro o en el respaldo de información fundamental para una empresa pueden proporcionar una red de seguridad para el negocio. Pero debemos tener en cuenta que un seguro solo cubre algunos de los impactos financieros de riesgos específicos y los respaldos informáticos que no se realizan con propiedad pueden terminar en una pérdida importante de información.

Contar con la posibilidad de que una aseguradora nos proporcione una cantidad de dinero predefinida en caso de que ocurra cierto percance predefinido o pensar que estamos preparados para recuperar nuestra información porque la hemos respaldado nosotros mismos no garantiza que nuestra empresa esté preparada para enfrentar una crisis.

Es casi un hecho que el seguro no se cobrará de inmediato, la experiencia ha demostrado que un seguro puede pasar meses o incluso años para que nos paguen y que el proceso de reclamos a menudo está plagado de dificultades. Ademas, todos sabemos que los compromisos económicos, las deudas y las promesas de pago de una empresa deben cumplirse puntualmente, ¿el pago que recibamos del seguro será suficiente? ¿No sería mejor poder continuar con las operaciones de la empresa y con el negocio entero en pie?

Un seguro no va a mantener el negocio en funcionamiento ni protegerá el flujo de efectivo en el corto plazo. No evitará que los clientes vayan a otro lado ni protegerán la participación de la empresa en el mercado. No protegerá la reputación ni reemplazará la lealtad de los clientes que ha acumulado con esfuerzo, posiblemente durante muchos años.

Las sumas pagadas al seguro a menudo son mayores de lo que este cubre y con frecuencia no cubren el valor total de las pérdidas ocurridas. Por lo tanto, es vital que comprendamos con claridad lo que cubren las diversas pólizas de seguro para que podamos complementar la estrategia de gestión de riesgos con otras medidas de mitigación apropiadas, como un plan de continuidad de negocio.

El uso apropiado del seguro es un arma importante en la estructura de continuidad del negocio y administración del riesgo, pero es un gran error considerarla como la única arma o como la principal. En realidad, debemos verla como la última línea de defensa, en lugar de la primera.

En la actualidad existe una gran variedad de soluciones de respaldo, recuperación ante desastres y continuidad empresarial que son más fáciles de administrar, más confiables y pueden evitar que una empresa pierda datos vitales y experimente costosos tiempos de inactividad. Estas soluciones de continuidad empresarial están cambiando las dinámicas de preparación para enfrentar riesgos y amenazas, y la forma en las que debemos prepararnos para garantizar la estabilidad empresarial.

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Ahora bien, el respaldo de la información y datos fundamentales para una empresa ha sido hasta hace poco una excelente herramienta para defender a las empresas de interrupciones inesperadas; sin embargo, en la actualidad es insuficiente. ¿Por qué? Hay una serie de factores que debemos de considerar si es que vamos a dejar el futuro de la empresa en manos de un sistema de respaldo tradicional:

  • Las velocidades de respaldo son lentas.
  • Hay un alto riesgo de error humano debido a la administración manual y a la falta de preparación del personal que debe atender estas situaciones.
  • Existe el potencial de robo o pérdida de datos e información.
  • Es difícil probar una copia de seguridad antes de que sea necesaria una situación de recuperación.
  • Requiere mucho tiempo y es costoso tener copias de la copia de seguridad almacenadas en más de una ubicación.
  • El proceso de recuperación se establece después de que ocurre un evento serio.
  • Hay opciones limitadas para encriptar datos.
  • Puede llevar horas, días o incluso semanas recuperar los datos después de un desastre.
  • Almacenar grandes cantidades de datos requiere una cantidad igualmente grande de espacio.
  • Si un desastre es grave, incluso el sistema de copia de seguridad original también puede ser destruido.

Ahora bien, si un seguro y un sistema de respaldo tradicional no son la respuesta para proteger a una organización de una situación de crisis, ¿qué podemos hacer? En la actualidad, los planes de continuidad del negocio han mostrado ser la forma más efectiva de responder a una emergencia.

Un plan de continuidad del negocio puede:

  • Preparar a los equipos de trabajo para reaccionar adecuadamente frente a cualquier situación de emergencia.
  • Reducir al mínimo el tiempo de inactividad después de un desastre, limitándolo a algunos días u horas, incluso a minutos o segundos.
  • Permitir el funcionamiento de las comunicaciones fundamentales para la organización.
  • Asegurar que la organización no pierda valor como consecuencia de una afectación inesperada.
  • Mostrar y restaurar archivos o aplicaciones críticos a través de una interfaz web remota.
  • Realizar copias de seguridad en ubicaciones diferentes: en el servidor local o estación de trabajo, en un Backup Designated Router (BDR) local o en centros de datos externos.
  • Reducir el riesgo de que las copias de seguridad sean dañadas o presenten pérdidas de datos.
  • Automatizar por completo los procesos de respaldo.
  • Garantizar el acceso inmediato a archivos, aplicaciones y correos electrónicos incluso si los servidores locales no sirven.
  • Proveer las condiciones necesarias para que las operaciones críticas de la compañía sigan su curso.

La importancia de un plan de continuidad del negocio

Contar con un plan de continuidad del negocio significa tener una estrategia para implementar soluciones concretas que se puedan probar por medio de un ejercicio en escenarios reales controlados. Además, entre otras cosas, significa que una organización, en su totalidad, cuenta con la educación, la conciencia, y las destrezas necesarias para lograr sacar adelante el negocio.

No basta con un seguro que cubra parte de los recursos económicos de la empresa, ni con el respaldo de la información crítica, una empresa exitosa debe de ser capaz de hacer frente a cualquier emergencia, solo un plan de continuidad de negocio profesional, desarrollado por una entidad experta en el tema, puede preparar a una organización para solucionar cualquier tipo de crisis. No se trata solo de establecer un plan por escrito, es necesario que se elabore un análisis profundo de las operaciones críticas, de las piezas clave, que mueven a la empresa.

Una vez que tenemos un plan de continuidad, debemos ponerlo a prueba, solo así podremos saber cómo debemos actuar para tener éxito al enfrentar una situación crítica. La ejecución de pruebas hará visibles los puntos delicados que debemos cuidar para que el plan de continuidad sea efectivo, permitiendo que se generen estrategias de mejora continua.

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Cómo calcular el impacto financiero de un DRP